We kennen het allemaal: jezelf na een meeting afvragen wat er nou daadwerkelijk is bereikt. Of iedereen wel zijn zegje heeft kunnen doen. Bijeenkomsten bereiken niet altijd het gewenste doel, zelfs met een goede voorzitter of leider. Dus moet er worden nagepraat, memo’s worden rondgestuurd of zelfs een nieuwe meeting worden belegd. Het inschakelen van een facilitator voorkomt al deze rompslomp. Hieronder treft u de meest gestelde vragen aan over de meerwaarde van een facilitator.
Wat doet een facilitator precies?
De facilitator bespreekt met de organisator van de meeting de reden en het doel van de meeting en treedt in contact met de deelnemers om hun verwachtingen op te halen. Op basis daarvan maakt de facilitator een programma dat aansluit op het doel en de verwachtingen. Hij zorgt dat de ruimte waar de meeting plaatsvindt in orde is en dat alle benodigde techniek en materialen aanwezig zijn. Bij aanvang van de meeting presenteert de facilitator de agenda, spreekt de basisregels af en verzorgt de introductieronde van de deelnemers. Tijdens de meeting begeleidt hij de groep richting het doel van de meeting.
Dat kan ik best zelf. Waarom zou ik een facilitator nodig hebben?
Leidt u de meeting zelf, dan bent u ook verantwoordelijk voor de inhoud en resultaten. De facilitator is hiervoor niet verantwoordelijk, die draagt zorg voor het proces, het verloop van de meeting en de groepsdynamiek, waardoor er effectief richting een resultaat gewerkt wordt. Als organisator kunt u zich dan volledig concentreren op de inhoud, de inhoudelijke discussies, de input van de deelnemers en het bereiken van een resultaat.
Is het niet beter de meeting door iemand van de eigen organisatie te laten leiden?
Integendeel. Omdat de facilitator niets van het onderwerp af weet en daar dus geen mening over heeft, kan hij objectief de meeting begeleiden. Daarnaast heeft de facilitator geen belang bij het resultaat en zal de deelnemers dan ook nooit een bepaalde kant op sturen. Ook kent hij de mensen niet en zal hij niemand voortrekken of anders behandelen. Daarbij komt dat de facilitator bekend is met groepsdynamieken en alle technieken om een meeting zo te leiden dat iedereen een bijdrage kan leveren en er een resultaat kan worden bereikt.
Hoe zorgt de facilitator dan voor het juiste resultaat?
Iedereen ken wel de discussies die alle kanten opgaan, waarna er eigenlijk niets is bereikt. Met een facilitator is de kans groot dat dat resultaat er wel komt, door het inzetten van passende werkvormen en een juiste sturing. En als een meeting zonder resultaat eindigt, dan is het wel duidelijk wat de redenen zijn waarom de deelnemers niet tot een resultaat konden komen. Op die punten kun je dan voortborduren.
Voor welke meetings kun je een facilitator inzetten?
Er zijn eigenlijk geen bijeenkomsten waar hij geen meerwaarde heeft. U kunt denken aan brainstormsessies, workshops, strategische discussies, project start-ups, online-bijeenkomsten, et cetera. Kortom, overal waar een groep mensen samen een bepaald resultaat wil bereiken, biedt een facilitator meerwaarde. Lees meer over de diensten van MeetingPro
Wat is er veranderd door COVID-19?
Waar in het begin bijeenkomsten nog werden uitgesteld, zie je nu steeds meer dat ze veranderen in online-meetings. Online-meetings hebben nog meer sturing nodig. Facilitators hebben vaak al jarenlange ervaring met alle tools en technieken die online worden ingezet bij online-meetings.
Bronnen: interview van José OCHOA / Element4 met Nel Mostert
