Een facilitator heeft meerdere rollen tijdens het werken met een groep.
De architect
In de eerste fase is de facilitator een architect: hij overlegt met de opdrachtgever over de reden en de doelstelling van de meeting en verzamelt informatie bij en over de deelnemers. Daaruit volgt een ontwerp dat aansluit op de doelstelling. Dat is meestal een soort agenda met processtappen, waarmee naar het gewenste resultaat wordt toegewerkt. Zo’n agenda moet staan als een huis, maar tegelijkertijd flexibel zijn, zodat het kan worden aangepast als het verloop van de meeting daarom vraagt.
De piloot
Als het ontwerp door de opdrachtgever is goedgekeurd, verandert de rol van architect naar piloot. De facilitator bereidt de reis voor die de deelnemers gaan maken. Hij zorgt ervoor dat de plek van de meeting opgeruimd is en de lay-out van de ruimte klopt. Ook kijkt hij of al het benodigde materiaal, zoals flipover, beamer, papier, pennen en hand-outs, aanwezig is.
Als de deelnemers arriveren, presenteert de facilitator de agenda en spreekt de basisregels af. Hij legt uit wat de route is die de deelnemers gaan volgen en waar die naar toe gaat. Als piloot houdt hij ook in de gaten of er veranderende omstandigheden komen waardoor de route zou moeten veranderen. Hij leidt de groep langs de route naar het einddoel. Tot slot moet de facilitator als piloot de deelnemers veilig en tevreden naar hun bestemming brengen.
De gids
De rollen als architect en piloot zijn cruciaal voor een goede meeting, maar de derde rol is ook van groot belang: die van gids. Als gids leidt de facilitator de deelnemers vaak door onbekend terrein. Hij moet kalm en zelfverzekerd de deelnemers door momenten van twijfel heen helpen en gids zijn bij onbegrip en meningsverschillen. De facilitator moet daarom alert en vindingrijk zijn en ervoor zorgen dat alle deelnemers zelfverzekerd kunnen deelnemen aan de meeting en samen tot goede besluiten en mooie resultaten komen.
(Bron: IIFAC – “What do facilitators do, really?” )
